اگر یک مدیر یا کادر مدرسه هستید و از نزدیک با فرایند مدیریت مدارس آشنایی دارید، احتمالا می‌دانید که کنترل حجم بالای اطلاعات، اجرای روندهای تکراری و همچنین برگزاری کارآمد فرایندهای آموزشی (مثل کلاس یا آزمون‌های آنلاین) از جمله چالش‌های مهمی است که اکثر مدارس با آن‌ها دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند.
نرم‌افزارهای مدیریت مدرسه را می‌توان به عنوان یکی از راهکارهای کارآمد و مناسب برای مدیریت هوشمندانه‌ی مدارس عنوان کرد، فرقی نمی‌کند از کارکنان مدرسه هستید یا والدین دانش‌آموزان، در هر صورت استفاده از چنین نرم‌افزارهایی می‌تواند باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان، هزینه و انرژی شما شود. البته هر نرم‌افزاری نمی‌تواند پاسخ‌گوی نیاز مدرسه باشد و برای انتخاب یک نرم‌افزار ایده‌آل، باید به چند نکته‌ی مهم توجه کنید، مثلا نرم‌افزاری که به شکل یکپارچه طراحی شده باشد و این امکان را به شما بدهد که تمام بخش‌های مدرسه را از یک پنل کاربری و به شکل یکجا مدیریت کنید.
به عنوان مثال اگر یک نرم‌افزار مدرسه، امکان برگزاری کلاس آنلاین را به شما بدهد، اما با سیستم حضور و غیاب یکپارچه نباشد، معلم باید بخش زیادی از زمان کلاس خود را صرف حضور و غیاب دانش‌آموزان کند و همین موضوع می‌تواند کیفیت کلاس‌های شما را کاهش دهد!
در حالی که اگر یک نرم‌افزار یکپارچه داشته باشید، نه‌تنها سیستم حضور و غیاب، بلکه بقیه‌ی بخش‌های مدرسه نیز به شکل یکجا برای شما قابل کنترل و مدیریت خواهند بود و این موضوع علاوه‌بر اینکه عملکرد مدرسه‌ی شما را بهبود خواهد داد، در زمان و هزینه‌های شما نیز صرفه‌جویی می‌کند؛ اما یکپارچه بودن سیستم، تنها یکی از پیش‌نیازهای یک نرم افزار مدرسه است و عوامل مهم دیگری نیز در این بین تاثیرگذار هستند که در ادامه بیشتر با آن‌ها آشنا می‌شویم.
۱. مدیریت آموزش مدرسه
احتمالا بتوان فرایند آموزش را از جمله مهم‌ترین وظایف یک مدرسه عنوان کرد، برگزاری کلاس‌های آنلاین حرفه‌ای، آزمون‌های متنوع، سیستم کارنامه و ثبت نمرات، دفتر کلاسی و سامانه‌ی تکلیف الکترونیک بخش‌هایی از سیستم مدیریت آموزش در نرم افزار مدارس به حساب می‌آیند؛ به کمک این ابزارها شما می‌توانید از صفر تا صد فرایند آموزش را برای دانش‌آموزان خود به شکل کاملا الکترونیک انجام دهید.
از برگزاری کلاس‌های آنلاین تعاملی گرفته تا برگزاری آزمون‌های متنوع (تستی، تشریحی، صحیح‌و‌غلط و…) همه‌و‌همه به‌شکل یکجا در اختیار شماست، بدین ترتیب هیچ دغدغه‌ای بابت یادگیری بچه‌ها نخواهید داشت و آموزگاران شما بدون درگیری با پیچیدگی‌های فنی، تمام تمرکز خود را روی آموزش می‌گذارند.
در کنار این موارد، برخی از نرم‌افزارهای مدیریت مدرسه، امکان ثبت و ارسال تکلیف الکترونیک را نیز در اختیار معلم و دانش‌آموزان قرار می‌دهند و به کمک آن‌ها، معلم به سادگی قادر خواهد بود وضعیت تکلیف بچه‌ها را بررسی و تصحیح کند، ضمن اینکه در یک نرم‌افزار مدرسه یکپارچه، امکان بررسی تکالیف و روند انجام آن‌ها توسط والدین نیز وجود دارد.
علاوه‌بر این‌ها امکاناتی مثل سیستم تصحیح آزمون، دفتر کلاسی الکترونیک، مشاوره دانش‌آموزی و نرم‌افزار کارنامه و ثبت نمرات نیز از جمله موارد دیگری هستند که می‌توانید در یک نرم‌افزار مدرسه‌ی حرفه‌ای به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
۲. مدیریت منابع انسانی
ثبت حضور و غیاب و کنترل تردد و محاسبه‌ی ساعات کارکرد کارکنان و آموزگاران از جمله موارد مهمی هستند که در یک مدرسه باید به آن‌ها توجه داشته باشید؛ مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی در یک نرم‌افزار مدرسه به شما کمک می‌کنند بدون نیاز به انجام فرایندهای تکراری و محاسبات دستی تمام موارد یاد شده را با چند کلیک زیر نظر داشته باشید و به شکل خودکار آن‌ها را مدیریت کنید.
به عنوان مثال شما می‌توانید این سیستم را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که در صورت تاخیر یا غیبت دانش‌آموز، علاوه‌بر اینکه از طریق پیامک به والدین اطلاع‌رسانی می‌شود، به شکل خودکار در دفتر کلاسی معلم و سیستم موارد انضباطی درج شده و حتی در سامانه‌ی ثبت نمرات نیز لحاظ شود.
۳. مدیریت امور مالی مدارس
مدیریت امور مالی به‌خصوص در مدارس غیرانتفاعی یا مجتمع‌های آموزش از اهمیت قابل توجهی برخوردار است، به کمک این زیرسیستم‌ها شما می‌توانید به شکل کامل مدیریت شهریه‌ی دانش‌آموزان را انجام داده و حتی شهریه‌ها را به صورت آنلاین دریافت کنید، حقوق و دستمزد کارکنان را با توجه به ساعات کارکرد، اضافه‌کاری‌ها و کسورات آن‌ها به شکل خودکار محاسبه کرده و در موعد مقرر فیش‌های حقوقی را صادر کنید، در حقیقت به کمک این بخش، یک نرم‌افزار حسابداری مختص مدرسه‌ی خود خواهید داشت که تمام فرایندهای حسابداری را به شکل حرفه‌ای برای شما انجام می‌دهد.
۴. مدیریت فرایندهای مدرسه
فرایندهایی مثل ثبت‌نام دانش‌آموزان و فرم‌های دریافت اطلاعات از جمله مواردی هستند که می‌توانید آن‌ها را به شکل کاملا الکترونیک مدیریت کنید، به‌عنوان مثال اگر قصد دارید پیش‌ثبت‌نام مدرسه‌ی خود را به شکل آنلاین انجام دهید، به کمک این سیستم می‌توانید فرمی را برای دریافت اطلاعات طراحی کرده و اطلاعات مورد نظرتان را در این فرم دریافت کنید، حتی امکان بارگذاری فایل (مدارک تحصیلی، کارنامه، گواهی‌ها) و دریافت شهریه نیز در این سیستم وجود دارد، در حقیقت با استفاده از نرم‌افزار فرم‌ساز یا مدیریت فرایند می‌توانید تمام اطلاعات مورد نیاز برای ثبت‌نام در مدرسه یا رویدادهای مناسبتی را به شکل کاملا الکترونیک از والدین و دانش‌آموزان دریافت کنید.
اگر شما هم یک مدیر یا کادر مدرسه هستید و به دنبال روشی صحیح و هوشمندانه برای مدیریت مدرسه‌ی خود می‌گردید، سامانه‌ی همکلاسی می‌تواند یک انتخاب ایده‌آل برای شما باشد؛ این سامانه به صورت کاملا یکپارچه طراحی شده، یعنی به تمام امکاناتی که در بالا اشاره کردیم به شکل یکجا دسترسی خواهید داشت و می‌توانید به شکل قابل توجهی در وقت و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کرده و ارتباط میان مدرسه و خانواده‌ها را پررنگ‌تر از قبل کنید.
همکلاسی، فراتر از یک نرم‌افزار مدرسه در کنار شماست، اگر دوست دارید با همه‌ی امکانات و مزایایی که برای شما فراهم کرده‌ایم، آشنا شوید، همین حالا به وبسایت همکلاسی مراجعه کرده و از مشاوره‌ی کاملا رایگان برای هوشمندسازی مدرسه‌ی خود بهره‌مند شوید!
ضمنا اگر در زمینه‌ی فناوری اطلاعات فعال هستید و دوست دارید به عنوان نمایندگان فروش همکلاسی، با ما همکاری کنید، همین حالا درخواست خود را از طریق لینک زیر ثبت کنید!